Lyhyesti
Jokaisella varauksella on kaksi tilaa: varauksen tila (WooCommerce Appointments) ja tilauksen tila (WooCommerce). Varauksen tila kertoo, onko aika sovittu. Tilauksen tila kertoo, missä vaiheessa kauppa on. Samassa Tilauksessa voi olla yksi tai useampi Varaus.
Varaus katsotaan maksetuksi heti, kun asiakas tekee varuksen ja on täyttänyt tarvittavat maksupalvelutiedot. Maksu tapahtuu todellisuudessa myöhemmin, mutta järjestelmässä sitä kohdellaan vahvistettuna maksuna. Kaikki palvelut vaativat lisäksi ylläpitäjän vahvistuksen.
Alla olevasta taulukosta ilmenee mitene Varauksen tilan muuttaminen vaikuttaa Tilauksen tilaan.
Tilojen muutokset Varaus => Tilaus
| Vaihe | Varauksen tila ➟ | Tilauksen tila | Miten muutos tapahtuu |
| Asiakas on tehnyt varauksen | Odottaa vahvistusta | Pidossa | Automaattinen |
| Varaus on hyväksytty | Vahvistettu | Käsittelyssä Muutos tapahtuu automaattisesti vain, jos tilauksessa on yksi varaus. Jos varauksia on useampi, vaihda tilaus Käsittelyssä-tilaan käsin, kun kaikki varaukset on vahvistettu. | Ylläpitäjä muuttaa Varauksen tilaa |
| Palvelu on toteutunut | Valmis | Ei muutosta | Automaattinen, ajastettu |
| Varaus on hylätty tai peruttu | Peruttu | Peruttu Jos tilauksessa on useampi varaus, tilaus perutaan vasta kun kaikki sen varaukset on peruttu. | Ylläpitäjä muuttaa Varauksen tilaa |
Huom 1! Tilauksen Valmis-tila jää oman harkinnan varaan. Jos tilaus muutetaan Valmis-tilaan ennen kuin varaus on toteutunut, varaus muuttuu Maksettu-tilaan ja asiakas saa ”Tilauksesi on valmis” -viestin etukäteen. Varaus muuttuu silti automaattisesti Valmis-tilaan varauksen päätyttyä.
Huom 2! Jos tilauksen siirtää roskakoriin, sen palauttaminen ei palauta tapahtumaa näkyville kalenteriin ellei muuta tilauksen tilaa ensin Käsittelyssä-tilaan.